Den svenska tillsynsmyndigheten (IMY) inledde 2018 en stor granskning över de organisationer som är skyldiga att tillsätta ett dataskyddsombud faktiskt gjorde det. Luxemburgs tillsynsmyndighet (CNPD), å sin sida, inledde ett flertal granskningsförfaranden inom den privata och offentliga sektorn med hänvisning till rollen som dataskyddsombud.
Den senaste tiden har vi kunnat läsa beslut efter beslut där personuppgiftsansvarige brustit i sina åtaganden när det kommer till ex. involvera dataskyddsombudet i tillräcklig utsträckning, inte ge tillräckliga resurser och att kommunikation inte har skett på rätt sätt. Vi kan med andra ord urskilja en förändring och en markering att det inte räcker att enbart tillsätta ett dataskyddsombud, hen ska även uppnå kraven av vad som framgår i artikel 37 GDPR. Definitionen av rollen som dataskyddsombud börjar att skönjas allt mer.
Bestämmelse
I dataskyddsförordningen (GDPR) anges att dataskyddsombud ska “utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, i synnerhet, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd...”, men artikeln definierar inte i detalj de kvalifikationer som krävs för att fullgöra rollen.
Att inneha rollen som Dataskyddsombud kräver en varierad kompetens som består av både ”mjuka” och ”hårda” färdigheter som är nödvändiga för de uppgifter som anges i GDPR.
Ett dataskyddsombud ska informera och rekommendera ledningen om deras skyldigheter i fråga om hantering av personuppgifter. Ett ombud måste även övervaka att bestämmelserna efterlevs i enlighet med GDPR. Det ingår många uppgifter i detta övergripande ansvar, inklusive ansvarsfördelning, medvetandehets- och personalutbildningar, revisioner och liknande.
Det är därför inte överraskande om det krävs ett brett spektrum av färdigheter från ett behörigt dataskyddsombud. Detta beror naturligtvis på företagets storlek och komplexiteten i bearbetningen.
Dataskyddsombudets roll
I den här artikeln kommer det att handla om den ”mjuka” sidan av färdigheter. Nämligen kommunikation.
Ett dataskyddsombud måste kunna kommunicera med en mängd olika personer från olika områden och ofta samordna dem. Det är inte ovanligt att kommunikation sker med affärspartens från olika länder och därmed olika affärskulturer. Det är en stor fördel att ha erfarenhet av att hantera olika sätt att tänka och göra affärer och därmed ha flexibiliteten att hantera dessa skillnader för ett framgångsrikt resultat.
Dataskyddsombud är kontaktpunkten för den organisation som vanliga personer kan vända sig till. Därför bör man kunna kommunicera med vanliga medborgare på ett engagerande och jargongfritt sätt. Det gäller även att agera taktfullt och samtidigt hjälpsamt då ombud är även ansvarig för att hantera klagomål.
Det är även viktigt att det finns en trovärdighet när ett dataskyddsombud kommuniceras med tillsynsmyndigheten. Ett bra samarbete är givande för alla parter och bör vårdas.
Slutsats
Ett bra dataskyddsombud ska vara tillräcklig realistisk för att veta att alla färdigheter de tar med sig är mindre avgörande än förmågan att förhandla om rimliga lösningar i en osäker regleringsmiljö. Det är dock ingen enkel uppgift.
Ett gott självförtroende och en god medvetenhet om organisationen är två ingredienser man kommer långt på. För ett dataskyddsombud kan möta påstötning från varje intern avdelning de integrerar med, t.ex. en IT-avdelning kan se GDPR som en onödig börda på deras projektschema. Försäljning och marknadsföring kan komma att se det som en orimlig överträdelse av deras förmåga att göra sitt jobb och säkerhetsavdelningen beklagar det faktum att GDPR strider mot andra regelbördor som de redan axlar. Dataskyddsombudet ska även vara bekväm med att rapportera till högsta nivåerna i organisationen och utbilda i stora grupper av människor.
Allt detta ska dataskyddsombud kunna hantera och ombudet måste vara tillräckligt erfaren för att integrera med alla avdelningar i hela organisationen. Personen måste ha karaktärens styrka för att veta när man ska stå fast och när man ska medge.
Språket hjälper till i kommunikation med andra, hur vi för människor samman, berikar och utbildar.
“If you speak in a language they understand, you speak to their head. If you speak in their own language, you speak to their heart”
- Nelson Mandela
